數(shù)字檔案室實(shí)體檔案門類的擴(kuò)展管理應(yīng)能擴(kuò)展管理新增的實(shí)體檔案門類,且具備新增實(shí)體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。分類方案的擴(kuò)展管理,應(yīng)能靈活配置各門類檔案資料分類方案,支持對檔案門類、年度、機(jī)構(gòu)、問題或保管期限等著錄項值域的擴(kuò)展定義,尤其是多級機(jī)構(gòu)或問題分類方案的擴(kuò)展配置。元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展管理,應(yīng)能適度擴(kuò)展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素;應(yīng)能根據(jù)同級國家綜合檔案館的要求,配置生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語言(XML格式)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。需驗收目錄數(shù)據(jù),確保條目內(nèi)容、格式準(zhǔn)確,且所有必填項均已正確填寫。天津高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案
檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)具有嚴(yán)格的權(quán)限控制,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)群體與業(yè)務(wù)類型對應(yīng)。系統(tǒng)可為各類申請群體以及辦理人員靈活配置不同的業(yè)務(wù)范圍,實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案業(yè)務(wù)與不同角色一一對應(yīng)。一方面讓互聯(lián)網(wǎng)用戶在可控的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)申請,實(shí)現(xiàn)與實(shí)際需求準(zhǔn)確匹配;另一方面讓檔案館不同的業(yè)務(wù)辦理人員在有權(quán)限的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批和辦理。實(shí)現(xiàn)工作分工明確,業(yè)務(wù)辦理有條不紊。系統(tǒng)具備良好的拓展性,能根據(jù)不同用戶的要求進(jìn)行二次開發(fā),實(shí)現(xiàn)功能延伸和拓展,同時系統(tǒng)預(yù)留多種接口,支持與多種應(yīng)用系統(tǒng):如學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接和集成。山東企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括檔案安全保障需綜合管理與技術(shù)手段,確保實(shí)體與信息均處于安全狀態(tài)。
檔案利用環(huán)節(jié),嚴(yán)守權(quán)限邊界,用戶在許可范圍內(nèi),可輕松在線查看、打印目錄與原文。特殊場景下,能精細(xì)限制電子或傳統(tǒng)載體檔案副本組件、頁面的閱讀范圍,防止信息泄露。下載管理同樣嚴(yán)格,審批流程規(guī)范,添加數(shù)字水印用于溯源,還能按需設(shè)定授權(quán)閱讀時間。實(shí)體檔案借閱也不落下,從申請、審批,到登記、歸還,全程可追溯,確保檔案流轉(zhuǎn)有序。檔案編研方面,賦能授權(quán)用戶。他們能夠精心策劃編研計劃,合理分配任務(wù),搭建素材庫,自由復(fù)制粘貼檔案內(nèi)容用于創(chuàng)作,細(xì)致審核文稿,***順利發(fā)布或下載成果,深度挖掘檔案價值。硬件配備著眼實(shí)用,依工作所需,專屬終端計算機(jī)助力系統(tǒng)運(yùn)行,掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)滿足資料采集與輸出需求,恒溫恒濕防磁柜為存儲保駕護(hù)航,移動存儲介質(zhì)方便資料轉(zhuǎn)移,為檔案工作打造堅實(shí)硬件基礎(chǔ)。**的應(yīng)用系統(tǒng)更是集大成者,集成各門類數(shù)字檔案資源管理,涵蓋收集、分類、檢索等數(shù)十項基本功能,確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全,兼具靈活擴(kuò)展與簡單易用特性,具體功能要求遵循《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194-2012),為數(shù)字檔案室運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力支撐。
檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)具有清晰直觀的業(yè)務(wù)列表,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一鍵申請。系統(tǒng)向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供開放的業(yè)務(wù)辦理窗口,利用數(shù)字檔案,實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生、用人單位等群體可通過業(yè)務(wù)前臺瀏覽列表,一鍵申請業(yè)務(wù)辦理。詳細(xì)的業(yè)務(wù)申請單,隨時可查看各業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度。
系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)申請單記錄,用戶可通過該模塊在線查看各業(yè)務(wù)當(dāng)前辦理狀態(tài)以及進(jìn)度,及時掌握辦理結(jié)果。
辦事指南模塊輔助用戶業(yè)務(wù)辦理。系統(tǒng)對外提供辦事指南,供用戶在線預(yù)覽各項業(yè)務(wù),辦理注意事項,輔助用戶快速申請業(yè)務(wù),提高辦理效率。 為畢業(yè)生提供電子成績單、學(xué)歷證明數(shù)字化憑證。用人單位可通過系統(tǒng)驗證畢業(yè)生信息的真實(shí)性,提升服務(wù)效率。
云展管理系統(tǒng)里的音視頻管理模塊,它的主要用處是收錄并打理音視頻信息。用戶借助這個模塊,能夠把音視頻上傳上去,還能給它們添加上像時間、地點(diǎn)、人物之類便于搜索、使用的標(biāo)記信息,而且常見的音視頻文件格式它都能兼容。另外,云展管理系統(tǒng)還有編研管理模塊,這個模塊是用來制作專題的。要是查詢某一專題的關(guān)鍵字,就能把制作這個專題要用的數(shù)字檔案材料,像是圖片、音視頻、電子書這些,統(tǒng)統(tǒng)加到編研列表里,系統(tǒng)會自動依照材料的時間順序,逐個生成專題。等專題制作好,放在專題列表中,還能依據(jù)實(shí)際的需求,把專題發(fā)布到展示端,讓更多人看到。 高級檢索則提供更詳細(xì)的檢索條件,如時間范圍、文件類型、責(zé)任人等,幫助用戶更精確地定位所需檔案。江西事業(yè)單位數(shù)字檔案館
提高管理效率 快速檢索:通過關(guān)鍵詞、時間、類別等多維度檢索,查找時間從數(shù)小時縮短至數(shù)秒。天津高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案
數(shù)字檔案系統(tǒng)支持與其他高校或機(jī)構(gòu)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行一定程度的互操作。
一、互操作性的重要性互操作性是構(gòu)建數(shù)字檔案館的重要基礎(chǔ),它不僅是構(gòu)建數(shù)字檔案館系統(tǒng)的底層技術(shù)之一,而且涉及到數(shù)字檔案館系統(tǒng)的每一項操作。
二、技術(shù)層面的互操作數(shù)字檔案系統(tǒng)通過遵循相同的通信協(xié)議,實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)之間的信息交換。技術(shù)層面的互操作是數(shù)字檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換的基礎(chǔ)。通過采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式和傳輸協(xié)議,數(shù)字檔案系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)無縫對接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時同步和共享。
三、內(nèi)容層面的互操作內(nèi)容層面,數(shù)字檔案系統(tǒng)需要確保數(shù)據(jù)對象和元數(shù)據(jù)的協(xié)議一致性,對傳送內(nèi)容在語義解釋上保持一致。要求數(shù)字檔案系統(tǒng)在設(shè)計時充分考慮不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)兼容性和互操作性,以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。通過采用標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)描述和分類體系,數(shù)字檔案系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容層面的互操作。
四、組織層面的互操作組織層面的互操作主要涉及數(shù)字檔案館系統(tǒng)的訪問機(jī)制、權(quán)限管理等遵守相同的協(xié)議。這要求數(shù)字檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)在管理層面進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通,以確保系統(tǒng)的互操作性和數(shù)據(jù)的安全性。 天津高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案