數字檔案室的安全保障體系應建立數字檔案室應用系統(tǒng)的三員管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員職責，并按照制度貫徹落實。應結合三員管理制度，為數字檔案室應用系統(tǒng)設計、實施完善的用戶權限配置和管理功能，為數字檔案資源的安全存儲、管理、利用提供保障。應為數字檔案室的應用系統(tǒng)配備正版殺毒軟件。如果有必要，應有選擇地配備防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業(yè)務審計軟件等安全管理工具。綜合檔案館能否存在并得以持續(xù)發(fā)展取決于是否有所產出，從而獲得足夠的資源支持。湖北機關數字檔案管理系統(tǒng)

數字檔案室應用系統(tǒng)應以國家或地方制定的標準、規(guī)范為基礎，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能。且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當的元數據方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。

電子檔案門類的擴展管理應能依據已經實施的元數據方案擴展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數據的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。 河北機關數字檔案館概念“全部掃描”主要體現在“確定掃描頁”部分，主要是確保檔案信息完整，同時避免對紙質檔案進行二次掃描。

檔案數字化掃描加工要求按照《紙質檔案數字化技術規(guī)范》，根據檔案實體情況選用合適的掃描設備，圖像分辨率不低于300dpi。

特殊情況，如文字偏小、密集、清晰度較差等，需提高分辨率。保存形式為JPGE或PDF。

掃描前檔案處理是在檔案掃描前將檔案拆分，保證紙張平整、撫平邊角。如遇到檔案紙張質地脆弱，不適合反復拆裝訂的檔案，應采用不拆卷掃描設備和方式進行掃描。

掃描方式是根據檔案幅面大小選擇相應的掃描設備和方式。對于檔案中的折紙頁、圖紙、表格等，一般應攤平后進行整幅掃描。

樣板檔案室具有先進的檔案信息化軟件服務，方案包含檔案信息化配套軟件，在檔案收、管、存、用四個方面為數字檔案的建設提供有力支撐。具有安全穩(wěn)定的檔案防護措施，檔案數據的安全性是樣板檔案室建設過程中的重中之重，方案集成數據防泄漏系統(tǒng)、內網終端安全管理系統(tǒng)等安全防護軟件，從數據安全、網絡安全以及設備安全等各個層面全力保障檔案信息的穩(wěn)定和安全。建設樣板檔案室建立標準化、現代化的檔案庫房，對實體檔案進行安全存儲保管；深度開發(fā)利用檔案，基于檔案數據庫進行編研編纂，對的歷史進行挖掘，輔助和展示宣傳。檔案安全（包括檔案實體安全和檔案信息安全）的保障，從管理和技術等不同角度對其進行規(guī)范。

數字檔案室的分類編目組織應能以自動或半自動化方式為各門類電子文件或傳統(tǒng)載體歸檔文件的年度、機構或問題、項目代號、案卷號、件號、保管期限等分類項賦值，調整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類組織，維護關于同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機關聯(lián)。歸檔存儲應能統(tǒng)籌電子文件和傳統(tǒng)載體歸檔文件，根據分類結果自動賦予檔號，完成歸檔過程。應能依據檔號各構成項自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名；應使用第三方認證機構提供的技術手段，在適當時間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗證途徑。傳統(tǒng)載體檔案數字副本的上傳、掛接和存儲功能需求可參照執(zhí)行。“檔案保護”思想則貫穿整章內容。浙江企業(yè)數字檔案

逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性。湖北機關數字檔案管理系統(tǒng)

電子文件歸檔具有四性檢測功能。可對各類業(yè)務系統(tǒng)對接過來的數據進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面，篩選出不合規(guī)范的數字檔案數據，防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統(tǒng)歸檔。四性檢測包括：準確性檢測，檢測元數據枚舉值、數據格式以及案卷數與實際卷內數量是否一致；完整性檢測，檢測元數據必填項、電子文件是否缺失；可用性檢測，檢測電子文件是否能被正常打開以及預覽。安全性檢測，檢測系統(tǒng)是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問。

電子文件歸檔系統(tǒng)對不同組織形式（有卷、無卷）檔案分庫、不同信息形態(tài)（文字、圖片、影像、錄音)檔案同庫的數據庫設計方案及其配套的檔案著錄格式，數字檔案處理技術，較好地解決了辦公自動化系統(tǒng)中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理。電子文件歸檔系統(tǒng)根據規(guī)則配置。設有數據通道，系統(tǒng)支持自定義配置數據來源系統(tǒng)名稱、數據接收門類代號，從而自定義創(chuàng)建數據通道。具有映射規(guī)則，系統(tǒng)支持元數據映射規(guī)則配置，對來源系統(tǒng)字段英文名稱、來源系統(tǒng)字段中文名稱、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進行自定義配置。 湖北機關數字檔案管理系統(tǒng)